كما ذكرنا في المقال السابق يعد الاستخدام الأمثل للموارد مفهوما في الاقتصاد والإدارة ويمكن تطبيقه في الشركات حيث تساعد مبادئ الإدارة في تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد عن طريق التحكم في أي هدر للموارد، كما انه يساعد على تحقيق التوازن وتخصيص الموارد في الاحتياجات المناسبة وبالقدر المناسب، في علم الاقتصاد، الموارد هي رأس المال والعمل، وإذا استُخدمت بشكل صحيح، يُمكن أن تزيد من كفاءة الإنتاج. ونظرًا لندرة الموارد، يجب استخدام هذه الموارد بكفاءة، تتحقق الكفاءة الاقتصادية عن طريق اتباع أفضل مسار عمل بديل يقلل من استخدام الموارد دون التأثير على جودة العمل والمنتجات يمكن أن يُسهم الاستخدام الأمثل للموارد في نجاح الشركات. كما أنه يساعد المديرين على فهم مواطن الإنفاق الزائد ومواطن ضعف الأداء في الشركة، الجدير بالذكر ان الموظفون هم مورد من موارد أي مؤسسة، واستخدامهم بكفاءة هو أحد المتطلبات الرئيسية للمدير.
يمكن الرجوع الى المقال السابق حتى يتثنى لك عزيزى القارئ الالمام بجميع جوانب العملية و التي ذكرنها بشى من التفصيل في المقال السابق, لكى نفسح المجال لذكر بقية التفاصيل المطلوب معرفتها عن العمليه.
لكل نوع من العمليات Processes سواء كانت عملية لانتاج خدمه او انتاج منتج بعض العناصر, يعتبر كل عنصر ركن اساسى في تكوين العمليه Process , و حتى تتمكن من قياس الهدر الذى ينتج عن استخدام الموارد المتاحه و الذى بدورة ارشدنا الى المبدا العام الذى نقوم بتفصيله وهو مبدا الاستغلال الأمثل للموارد, يجب عليك ان تعرف هذه العناصر معرفه جيده جدا, هيا بنا عزيزى القارى نتعرف على هذه العناصر و ترتيبها و كيف يؤثر كل منها في الاخر.
تتكون اى عمليه من ستة عناصر هامه , كما يتضح من الشكل التالى :
- الوظيفه Function
و هي العنصر الأول من العملية و المقصود بها هو ما هي الوظيفه التي تتطلب القيام بالعمليه؟, اى اننا نسال على السبب وراء القيام بهذه العمليه ” لماذا نقوم بهذه العملية ؟ “, فعلى سبيل المثال لو اخترنا عملية تقديم عرض سعر لعميل , فهذه علمية ضمن مجموعة عمليات لتنفيذ اجراء المبيعات, فوظيفة هذه العملية هي القيام باعداد عرض السعر للعميل , و بالطبع يتطلب القيام بهذه العملية مجموعه من المهام الصغيره لتتكون منها العملية, مثل تحديد مسلسل رقم العرض و اختيار اسم العميل و تحديد الأصناف و الكميات و الأسعار و نسب الخصم … الخ.
- الهدف Target
و هو العنصر الثانى من العملية و المقصود بالهدف ما هو الغرض المنتظر من القيام بهذه العملية, و الجدير بالذكر انه يجب ان يكون هناك هدف محقق من القيام بالعملية و شروط هذا الهدف هو انه واقعى و محدد و قابل للقياس, و من المثال السابق يمكن القول ان الهدف المطلوب من العملية التي سبق ذكرها هو انشاء عرض السعر للعميل.
- الانحراف Variation
و هو العنصر الثالث من العملية و المقصود بالانحراف هو رصد كل الانحرافات التي تحدث اثناء القيام بالعملية لتحقيق الهدف المطلوب, فعلى سبيل المثال في الحالة السابقة يمكن اعتبار الانحراف في زمن تنفيذ عرض السعر نوع من أنواع الانحراف, لو فرضنا مثلا ان الوقت المتوقع للحصول لعى عرض السع هو ساعه و لكن قام الموظف بعمل عرض السعر في اربع ساعات, اذا يكون هناك انحراف عن الهدف الزمنى لتنفيذ العلميه.
- الهدر Waste
و هو العنصر الرابع م العملية و المقصود به هو نتيجة الانحراف الذى حدث أدى الى وجود هدر في مورد ما, و في المثال الحالي فان الهدر هو إضاعة ثلاث ساعات إضافية للانشاء عرض السعر, كان يمكن عمل أربعة اضعاف نفس العمل في نفس المده الزمنيه و لذلك هو يعتبر وقت مهدر.
- الموارد Resources
وهو العنصر الخامس من العملية و المقصود به ان كل هدر تم اثناء القيام بالعملية, فانه تم من احد الموارد المتاحه للقيام بهذه العمليه, في المثال السابق كان الوقت هو المصدر الذى تم اهداره, حيث يمكن ترجمة هذا الوقت المهدر الى مبالغ ماليه نتيجه لتقاضى هذا الموظف الذى تسبب في الهدر لراتب نظير عمله و بناء على تحليل اداءة في هذه العملية يمكن القول بان هذا الموظف يستحق 25% من الراتب الشهر نتيجة لنسبة الإنجاز التي تمت.
- المراقبة Control
وهو العنصر السادس من العملية و المقصود به هي وضع عملية مراقبه للموارد التي تتاح لتنفيذ كل عملية, حتى يمكن تقليل حجم الهدر المحتمل عند التنفيذ, وكذلك توضع في هذه المرحلة خطط لتفادى هدر الموارد.
مما سبق نجد ان هناك تسلسلا واضح بين كل عناصر العملية فوظيفة العملية تحدد الهدف المطلوب منها و الهدف يحدد الانحرافات التي تمت الانحرافات تحدد الهدر و الهدر يحدد الموارد التي تم هدرها و الموارد تحدد خطط المراقبه على استخدام هذه الموارد و باتباع هذه السلسله من العناصر و ظبطها بأقصى قدر ممكن نكون قد وصلنا الى تحقيق المبدا الاساسى و هو الاستخدام الأمثل للموارد
و رجوعا الى المقال السابق فقد ذكرنا بعد المصطلحات المتعلقه بالعملية و نريد ا نلقى الضوء عليها هنا لنوضح العلاقة بينهم و بين تحقيق مبدا الاستغلال الأمثل للموارد:
- خرائط سير العمل Work flow map
هى التى تقوم بتوضيح مسار كل عملية و المهام المطلوبه و بالتالى تحديد الهدف المطلوب من كل مهمه للقيام بالمهمه التاليه و هكذا الى ان تكتمل المهام و تتم العملية بالكامل
- اعادة هندسة العمليات الإدارية re-engineering management
تقوم وظيفة إعادة هندسه العمليات الإدارية على تعديل بعض الانحرافات التي تم رصدها خلال تنفيذ العملية او خلال تنفيذ مهمه داخل العملية و اختيار افضل الطرق التي يتم تنفيذ هذه المهمه بها تجنبا لحدوث هذه الانحرافات و بالتالى تقليل الهدر و الحفاظ على الموارد قدر الامكان
- إدارة العمليات التجارية Business process management (BPM)
تقوم إدارة العمليات بإعادة ترتيب الخطوات بناء على التعديلات التي تمت في خطوة اعاده هندسة العمليات الإدارية حتى يحدث التكامل بين عناصر العملية الواحده ( مجموعة المهام ) او يحدث التكامل بين عناصر الاجراء الواحد ( مجموعة العمليات )
- إدارة المعرفة Knowledge management
و هي التحقق من ان القائمين على تنفيذ العملية على علم بالتعديلات التي تم تصميمها لتجنب حدوث الهدر و كذلك طرق التنفيذ الجديده للمهمه او العمليه, بمعنى أوضح هي مرحلة التدريب على التعديلات الجديده
وفي المقال القادم سوف نتحدث عن عنصر الانحراف بوصفه المحرك الدافع الأول للقيام بخطوات اعاده هندسه العمليات الإدارية لتصميم مهما تنفيذ العملية بشكل يضمن تقليل الانحرافات و هدر الموارد
تحدثنا في المقال السابق عن المفاهيم الأساسية لتطبيق مبدا الاستخدام الأمثل للموارد Optimum utilization of resources, و تناولنا فيه شرح لبعض المفاهيم و المصطلحات المرتبطه بهذا المبدا و ما هو المقصود بكل مفهوم منهم , و كان من بين هذه المفاهيم و المصطلحات , مصطلح ما يسمى بـ ” العمليه ” , تناولنا بشئ من الايضاح و التفصيل معنى هذا المصطلح و ما هو دور العملية في الإدارة بصفة عامه و هو ما سينطبق على علم سلاسل الامداد بصفة خاصه , نعلم ان الغالبيه العظمى من العاملين في المجال الادارى بمختلف انواعه و اقسامه و اداراته لا يعلمون شيئا ع المفاهيم و المصطلحات التي سبق ذكرها , وربما القليل منهم يعرف عنها القليل , لكن يجب على مدير سلاسل الامداد ان يكون على دراية و اسعه و متعمقه عن هذه المفاهيم و المصطلحات حتى يتمكن من القيام بمهام و واجبات ادراة سلاسل الامداد بشكل ناجح يعود بالنفع و النمو على المؤسسه, لذلك في هذا المقال سوف نتناول الحديث عن مشكله تطبيق مبدا الاستغلال الأمثل للموارد و الأسباب التي تؤدى الى القدرة على تنفيذ هذا المبدأ في معظم الشركات و المؤسسات, و يجب عليك عزيزي القارئ في ظل الاهتمام بدراسة علم سلاسل الامداد ان تكون على دراية كافيه و اطلاع على أسس هذا المبدأ و كذلك العقبات و المشاكل التي تحد من استخدامه نظرا لأهميته الكبرى في تحقيق التوزان بين العرض و الطلب كما سيأتي لاحقا في المقالات القادمة بأذن الله تعالى.
مشكله اساسية لتطبيق مبدأ الاستخدام الأمثل للموارد
Problems of Optimum utilization of resources
كما ذكرنا في المقال السابق يعد الاستخدام الأمثل للموارد مفهوما في الاقتصاد والإدارة ويمكن تطبيقه في الشركات حيث تساعد مبادئ الإدارة في تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد عن طريق التحكم في أي هدر للموارد، كما انه يساعد على تحقيق التوازن وتخصيص الموارد في الاحتياجات المناسبة وبالقدر المناسب، في علم الاقتصاد، الموارد هي رأس المال والعمل، وإذا استُخدمت بشكل صحيح، يُمكن أن تزيد من كفاءة الإنتاج. ونظرًا لندرة الموارد، يجب استخدام هذه الموارد بكفاءة، تتحقق الكفاءة الاقتصادية عن طريق اتباع أفضل مسار عمل بديل يقلل من استخدام الموارد دون التأثير على جودة العمل والمنتجات يمكن أن يُسهم الاستخدام الأمثل للموارد في نجاح الشركات. كما أنه يساعد المديرين على فهم مواطن الإنفاق الزائد ومواطن ضعف الأداء في الشركة، الجدير بالذكر ان الموظفون هم مورد من موارد أي مؤسسة، واستخدامهم بكفاءة هو أحد المتطلبات الرئيسية للمدير.
يمكن الرجوع الى المقال السابق حتى يتثنى لك عزيزى القارئ الالمام بجميع جوانب العملية و التي ذكرنها بشى من التفصيل في المقال السابق, لكى نفسح المجال لذكر بقية التفاصيل المطلوب معرفتها عن العمليه.
لكل نوع من العمليات Processes سواء كانت عملية لانتاج خدمه او انتاج منتج بعض العناصر, يعتبر كل عنصر ركن اساسى في تكوين العمليه Process , و حتى تتمكن من قياس الهدر الذى ينتج عن استخدام الموارد المتاحه و الذى بدورة ارشدنا الى المبدا العام الذى نقوم بتفصيله وهو مبدا الاستغلال الأمثل للموارد, يجب عليك ان تعرف هذه العناصر معرفه جيده جدا, هيا بنا عزيزى القارى نتعرف على هذه العناصر و ترتيبها و كيف يؤثر كل منها في الاخر.
تتكون اى عمليه من ستة عناصر هامه , كما يتضح من الشكل التالى :
- الوظيفه Function
و هي العنصر الأول من العملية و المقصود بها هو ما هي الوظيفه التي تتطلب القيام بالعمليه؟, اى اننا نسال على السبب وراء القيام بهذه العمليه ” لماذا نقوم بهذه العملية ؟ “, فعلى سبيل المثال لو اخترنا عملية تقديم عرض سعر لعميل , فهذه علمية ضمن مجموعة عمليات لتنفيذ اجراء المبيعات, فوظيفة هذه العملية هي القيام باعداد عرض السعر للعميل , و بالطبع يتطلب القيام بهذه العملية مجموعه من المهام الصغيره لتتكون منها العملية, مثل تحديد مسلسل رقم العرض و اختيار اسم العميل و تحديد الأصناف و الكميات و الأسعار و نسب الخصم … الخ.
- الهدف Target
و هو العنصر الثانى من العملية و المقصود بالهدف ما هو الغرض المنتظر من القيام بهذه العملية, و الجدير بالذكر انه يجب ان يكون هناك هدف محقق من القيام بالعملية و شروط هذا الهدف هو انه واقعى و محدد و قابل للقياس, و من المثال السابق يمكن القول ان الهدف المطلوب من العملية التي سبق ذكرها هو انشاء عرض السعر للعميل.
- الانحراف Variation
و هو العنصر الثالث من العملية و المقصود بالانحراف هو رصد كل الانحرافات التي تحدث اثناء القيام بالعملية لتحقيق الهدف المطلوب, فعلى سبيل المثال في الحالة السابقة يمكن اعتبار الانحراف في زمن تنفيذ عرض السعر نوع من أنواع الانحراف, لو فرضنا مثلا ان الوقت المتوقع للحصول لعى عرض السع هو ساعه و لكن قام الموظف بعمل عرض السعر في اربع ساعات, اذا يكون هناك انحراف عن الهدف الزمنى لتنفيذ العلميه.
- الهدر Waste
و هو العنصر الرابع م العملية و المقصود به هو نتيجة الانحراف الذى حدث أدى الى وجود هدر في مورد ما, و في المثال الحالي فان الهدر هو إضاعة ثلاث ساعات إضافية للانشاء عرض السعر, كان يمكن عمل أربعة اضعاف نفس العمل في نفس المده الزمنيه و لذلك هو يعتبر وقت مهدر.
- الموارد Resources
وهو العنصر الخامس من العملية و المقصود به ان كل هدر تم اثناء القيام بالعملية, فانه تم من احد الموارد المتاحه للقيام بهذه العمليه, في المثال السابق كان الوقت هو المصدر الذى تم اهداره, حيث يمكن ترجمة هذا الوقت المهدر الى مبالغ ماليه نتيجه لتقاضى هذا الموظف الذى تسبب في الهدر لراتب نظير عمله و بناء على تحليل اداءة في هذه العملية يمكن القول بان هذا الموظف يستحق 25% من الراتب الشهر نتيجة لنسبة الإنجاز التي تمت.
- المراقبة Control
وهو العنصر السادس من العملية و المقصود به هي وضع عملية مراقبه للموارد التي تتاح لتنفيذ كل عملية, حتى يمكن تقليل حجم الهدر المحتمل عند التنفيذ, وكذلك توضع في هذه المرحلة خطط لتفادى هدر الموارد.
مما سبق نجد ان هناك تسلسلا واضح بين كل عناصر العملية فوظيفة العملية تحدد الهدف المطلوب منها و الهدف يحدد الانحرافات التي تمت الانحرافات تحدد الهدر و الهدر يحدد الموارد التي تم هدرها و الموارد تحدد خطط المراقبه على استخدام هذه الموارد و باتباع هذه السلسله من العناصر و ظبطها بأقصى قدر ممكن نكون قد وصلنا الى تحقيق المبدا الاساسى و هو الاستخدام الأمثل للموارد
و رجوعا الى المقال السابق فقد ذكرنا بعد المصطلحات المتعلقه بالعملية و نريد ا نلقى الضوء عليها هنا لنوضح العلاقة بينهم و بين تحقيق مبدا الاستغلال الأمثل للموارد:
- خرائط سير العمل Work flow map
هى التى تقوم بتوضيح مسار كل عملية و المهام المطلوبه و بالتالى تحديد الهدف المطلوب من كل مهمه للقيام بالمهمه التاليه و هكذا الى ان تكتمل المهام و تتم العملية بالكامل
- اعادة هندسة العمليات الإدارية re-engineering management
تقوم وظيفة إعادة هندسه العمليات الإدارية على تعديل بعض الانحرافات التي تم رصدها خلال تنفيذ العملية او خلال تنفيذ مهمه داخل العملية و اختيار افضل الطرق التي يتم تنفيذ هذه المهمه بها تجنبا لحدوث هذه الانحرافات و بالتالى تقليل الهدر و الحفاظ على الموارد قدر الامكان
- إدارة العمليات التجارية Business process management (BPM)
تقوم إدارة العمليات بإعادة ترتيب الخطوات بناء على التعديلات التي تمت في خطوة اعاده هندسة العمليات الإدارية حتى يحدث التكامل بين عناصر العملية الواحده ( مجموعة المهام ) او يحدث التكامل بين عناصر الاجراء الواحد ( مجموعة العمليات )
- إدارة المعرفة Knowledge management
و هي التحقق من ان القائمين على تنفيذ العملية على علم بالتعديلات التي تم تصميمها لتجنب حدوث الهدر و كذلك طرق التنفيذ الجديده للمهمه او العمليه, بمعنى أوضح هي مرحلة التدريب على التعديلات الجديده
وفي المقال القادم سوف نتحدث عن عنصر الانحراف بوصفه المحرك الدافع الأول للقيام بخطوات اعاده هندسه العمليات الإدارية لتصميم مهما تنفيذ العملية بشكل يضمن تقليل الانحرافات و هدر الموارد
تم إعداد هذا المقال بواسطة م/عماد ابراهيم وذلك في إطار إثراء المحتوى المهني وتقديم رؤيه متخصصه في المجال
Leave feedback about this