5 مفاهيم اساسيه لتطبيق مبدأ الاستخدام الامثل للموارد

تحدثنا في المقال السابق عن اول مفهوم من المفاهيم الأساسية التي يحتاج مدير سلاسل الامداد Supply Chain Manager الى معرفتها وهو مفهوم الاستخدام الأمثل للموارد Optimum utilization of resources , و في هذا المقال سوف نتناول الحديث عن المفاهيم الأساسية لتطبيق مفهوم الاستغلال الأمثل للموارد و الأسباب التي تؤدى الى القدرة على تنفيذ هذا المبدأ في معظم الشركات و المؤسسات, و يجب عليك عزيزي القارئ في ظل الاهتمام بدراسة علم سلاسل الامداد ان تكون على دراية كافيه و اطلاع على أسس هذا المبدأ و كذلك العقبات و المشاكل التي تحد من استخدامه نظرا لأهميته الكبرى في تحقيق التوزان بين العرض و الطلب كما سيأتي لاحقا في المقالات القادمة بأذن الله تعالى.

مفاهيم اساسية لتطبيق مبدأ الاستخدام الأمثل للموارد

 Problems of Optimum utilization of resources

كما ذكرنا في المقال السابق يعد الاستخدام الأمثل للموارد مفهوما في الاقتصاد والإدارة ويمكن تطبيقه في الشركات حيث تساعد مبادئ الإدارة في تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد عن طريق التحكم في أي هدر للموارد، كما انه يساعد على تحقيق التوازن وتخصيص الموارد في الاحتياجات المناسبة وبالقدر المناسب، في علم الاقتصاد، الموارد هي رأس المال والعمل، وإذا استُخدمت بشكل صحيح، يُمكن أن تزيد من كفاءة الإنتاج. ونظرًا لندرة الموارد، يجب استخدام هذه الموارد بكفاءة، تتحقق الكفاءة الاقتصادية عن طريق اتباع أفضل مسار عمل بديل يقلل من استخدام الموارد دون التأثير على جودة العمل و المنتجات يمكن أن يُسهم الاستخدام الأمثل للموارد في نجاح الشركات. كما أنه يساعد المديرين على فهم مواطن الإنفاق الزائد ومواطن ضعف الأداء في الشركة، الجدير بالذكر ان الموظفون هم مورد من موارد أي مؤسسة، واستخدامهم بكفاءة هو أحد المتطلبات الرئيسية للمدير.

ولكن يتفاجأ مدير سلاسل الامداد بمعضله كبيره حيث هنا يطرح سؤال نفسه، وهو كيف سيقوم بتنفيذ وتطبيق هذا المبدأ؟ كيف يمكن ان اعرف ان هناك اهدار في استخدام الموارد وبالتالي نحتاج الى تطبيق مفهوم الاستخدام الامثل للموارد؟ وكيف يمكن قياسه؟ وكيف يمكن معرفة نتيجة التطبيق؟ هل بالفعل تم الاستخدام الامثل للموارد؟ ام ان الامر ازداد سوء واصبحت الموارد تهدر بشكل أكبر؟ وهل يمكن زيادة مستوى الاستخدام او الاستغلال الامثل للموارد؟

كل تلك الأسئلة تقف عائقا شديد الارتفاع والصلابة في مواجهة مدير سلاسل الامداد لتطبيق هذا المبدأ الهام ولذلك في هذا المقال سوف نلقى الضوء على الطرق التي يمكن بها الرد على كل تلك الأسئلة التي سبق ذكرها وكذلك سوف نلقى الضوء على الطرق العلمية في تحليل الاحتياج ومراحل العملية التنفيذية سواء كانت انتاجيه او خدميه للوقوف على النقاط التي تسبب الهدر، وكذلك سوف نتعرف على اواع الهدر الذي يحدث خلال القيام الشركات والمؤسسات بالأعمال الإدارية والتنفيذية والإنتاجية وغيرها من العمليات.

لذلك يجب ان نوضح ما يعنيه مفهوم العملية ومما تتكون:

العملية

العملية التجارية او اسلوب العمل او الوظيفة التجارية هي مجموعه من الأنشطة او المهام المترابطة والمنظمة التي يقوم بها الافراد او المعدات، حيث ينتج عن تسلسل محدد من المهام خدمه او منتج (يخدم هدفا تجاريا معينا) لعميل او مجموعة عملاء محددين، تحدث العمليات التجارية على جميع المستويات التنظيمية، وقد تكون مرئية للعملاء او غير مرئية.

يمكن غالبا تمثيل العملية التجارة (نمذجتها) كمخطط انسيابي لتسلسل الأنشطة مع نقاط اتخاذ قرارات متداخله او كمصفوفه عمليه لتسلسل الأنشطة مع قواعد ربط تستند الى البيانات في العملية.

تشمل فوائد استخدام العمليات التجارية تحسين رضا العملاء وزيادة المرونة في الاستجابة للتغيرات السريعة في السوق.

تبدأ العملية التجارية بهدف محدد (حدث خارجي) وتنتهي بتحقيق الهدف التجاري المتمثل في تقديم نتيجة تحقق قيمه للعميل، ويمكن تقسيم العملية الى عمليات فرعيه (تجزئة العملية)، وهي الوظائف الداخلية المحددة للعملية، كما قد يكون للعمليات التجارية مالك، وهو الجهة او الشخص المسؤول عن ضمان سير العملية بسلاسة من البداية الى النهاية، ويمكن تقسيم العملية الى ثلاث انواع، هم:

1. العمليات التشغيلية، وهي التي تشكل جوهر العمل وتنشئ سلسة القيمة الأساسية، مثل تلقى الطلبات من العملاء، وفتح حساب، وتصنيع أحد المكونات.
2. العملية الادارية، وهي العمليات التي تشرف على العمليات التشغيلية، بما في ذلك حوكمة الشركات، والرقابة على الميزانية، والاشراف على الموظفين.
3. العمليات الداعمة، وهي التي تساند العمليات التشغيلية الأساسية، مثل: المحاسبة والتوظيف ومركز الاتصال والدعم الفني والتدريب على السلامة.

مفاهيم متعلقة بالعملية

• خرائط سير العمل Work flow map

خرائط سير العمل هو رسم توضيحي للحركة الإجرائية للمعلومات والمواد والمهام من مشارك الى اخر في تنفيذ العملية، يشمل سير العمل الاجراءات والافراد والأدوات المستخدمة في كل خطوه من خطوات العملية، قد يكون سير العمل الواحد متسلسلا حيث تعتمد كل خطوه على اتمام الخطوة السابقة او متوازيا حيث تحدث خطوات متعددة في وقت واحد، يمكن ربط مجموعات متعددة من سير العمل الواحد لتحقيق عملية متكاملة.

• اعادة هندسة العمليات الإدارية re-engineering management

إعادة هندسة العمليات الإدارية هو وسيلة لتحسين فعالية المؤسسات وانتاجيتها، قد يشمل ذلك البدء من الصفر وإعادة تصميم العمليات التجارية الرئيسية بالكامل او مقارنة العملية الحالية بالعملية المستهدفة وتحديد مسار التغيير من احداهما الى الأخرى، غالبا ما تتضمن اعادة هندسة العمليات التجارية استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق تحسينات جوهرية في الأداء.

• إدارة العمليات التجارية Business process management (BPM)

يمكن تعريفة على انه مجال يشمل مجموعة واسعة من تدفقات أنشطة الاعمال (مثل اتمتة العمليات التجارية ونمذجتها وتحسينها) ويسعى الى دعم اهداف المؤسسة داخل وخارج حدودها المتعددة ويشمل العديد من الافراد بدء من الموظفين وصولا الى العملاء والشركاء الخارجيين، ويتضمن جزء أساسي ورئيسي من دعم إدارة العمليات التجارية للمؤسسة التقييم المستمر للعمليات الحالية وتحديد سبل تحسينها مما يؤدى الى دورة من التحسين التنظيمي الشامل.

• إدارة المعرفة Knowledge management

تعرف إدارة المعرفة بانها المعرفة التي يستخدمها الموظفون والأنظمة لأداء مهامهم والحفاظ عليها بشكل يسهل الوصول اليه من قبل الاخرين وهي منهجية تعزز اتباع نهج متكامل لتحديد جميع أصول المعلومات في المؤسسة وجمعها وتقييمها واسترجاعها ومشاركتها، وقد تشمل هذه الأصول قواعد البيانات والوثائق والسياسات والإجراءات والخبرات والتجارب غير المسجلة سابقا لدى الموظفين والافراد.

أهمية سلسلة العمليات

كما ذكرنا سابقا فان العمليات التجارية تتألف من مجموعة من العمليات الفرعية او المهام المتسلسلة ذات المسارات البديلة و التي تنفذ وفقا لشروط معينه لتحقيق هدف محدد او انتاج مخرجات محدده, يكون لكل عملية مدخل واحد او اكثر , يمكن ان يكون احد المدخلات هو في الأساس مخرج من عملية أخرى و ربما يكون من ادرأه أخرى او أصحاب مصلحة داخليين او خارجيين او اراسلها اليهم, و قد صممت العمليات التجارية ليتم تشغيلها بواسطة وحده وظيفية تجارية واحده او اكثر مع التركيز على اهميه سلسة العمليات بدلا من الوحدات الفردية, و بشكل عام يمكن تنفيذ مهما العملية التجارية بإحدى طريقتين : يدويا او باستخدام أنظمة معالجة بيانات الاعمال مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP كما سيتم شرحه لاحقا في المقالات القادمة بأذن الله. , عادة ما تكون بعض مهما العملية يدويه بينما تكون أخرى حاسوبيه و يمكن ترتيب هذه المهام بطرق متعددة.

وفي المقال القادم سوف نتحدث عن اهم مشاكل تطبيق مبدا الاستغلال الأمثل للموارد وكيف يمكن عن طريق المفاهيم الأساسية التي تناولنها في هذا المقال موضوع هام او عنصر أساسي لفهم واستيعاب معضلة الاستغلال الأمثل للموارد، وهو كيف سيقوم بتنفيذ وتطبيق هذا المبدأ؟ كيف يمكن ان اعرف ان هناك اهدار في استخدام الموارد وبالتالي نحتاج الى تطبيق مفهوم الاستخدام الامثل للموارد؟ وكيف يمكن قياسه؟ وكيف يمكن معرفة نتيجة التطبيق؟ هل بالفعل تم الاستخدام الامثل للموارد؟ ام ان الامر ازداد سوء واصبحت الموارد تهدر بشكل أكبر؟ وهل يمكن زيادة مستوى الاستخدام او الاستغلال الامثل للموارد.

تم إعداد هذا المقال بواسطة م/عماد ابراهيم وذلك في إطار إثراء المحتوى المهني وتقديم رؤيه متخصصه في المجال